A.
Pengorganisasian Struktur Manajemen
Ø Definisi
Pengorganisasian
Pengorganisasian
adalah suatu usaha yang ditempuh, agar sekelompok manusia yang bekerja sama
dalam mencapai tujuan bersama, dapat berjalan atau berhasil dengan baik sesuai
tujuan semula.
Ada beberapa
pengertian organisasi menurut beberapa ahli:
™ James
D. Money
Organisasi adalah “
bentuk dari perserikatan manusia untuk mencapai suatu tujuan bersama “.
™ Dokter
Kimball
Organisasi adalah “
sebuah aktiva atau cara kerja ( mekanisme ) dari manajemen”. Tujuan mengadakan
pengontrolan dan personalianya serta menentukan fungsi masing-masing tata
kerjanya.
™ Ralph
Currier Davis
Organisasi adalah “
kelompok orang-orang yang bekerja menuju ke tujuan bersama di bawah pimpinan.
™ Ermeat
Dalk
Organisasi adalah “ proses
perencanaan dalam sebuah badan usaha”. Sifat: menyusun, mengembangkan dan
pemeliharaan struktur atau pola hubungan kerja.
™ John
D. Millet
Organisasi adalah “
sebuah kerangka struktur, sebagai wahana dan wadah pelaksanaan pekerjaan banyak
orang untuk mencapai suatu tujuan bersama”.
™ John
Price Johnes
Organisasi adalah “
kelompok manusia bekerja yang dipersatukan di bawah suatu pimpinan dan dengan
sarana yang serasi demi mencapai tujuan bersama”.
™ Dwight
Waldo
Organisasi adalah “
struktur hubungan antar manusia berdasarkan wewenang dan kelanggengan dalam
sebuah system administrasi”.
™ Edgar
Segein
Organisasi adalah “
koordinasi yang rasional dari aktiva banyak orang dengan pembagian kerja,
fungsi, wewenang dan tanggung jawab demi mencapai tujuan bersama”.
™ Harley
Trecker
Organisasi adalah “
tindakan atau proses penghimpunan dari kelompok-kelompok yang ada hubungannya
satu sama lain dalam sebuah wadah atau bagan”.
Ø Definisi Struktur Organisasi
Ada 4 aspek utama penyusunan
struktur organisasi yaitu departementalisasi, pembagian kerja, koordinasi, dan
rentang manajemen.
™ Departementalisasi adalah pengelompokan dari
berbagai aktifitas kerja suatu organisasi supaya berbagai aktifitas yang sama
bisa digabungkan dalam satu unit kerja.
™ Pembagian kerja, adalah rincian tugas/pekerjaan yang
harus dilakukan seseorang agar setiap orang yang terlibat dalam organisasi
bertanggungjawab melaksanakan aktifitas yang menjadi beban tanggungjawabnya.
™ Aspek koordinasi yaitu proses pengintegrasian
beberapa tujuan aktifitas pada satuan-satuan yang terpisah (departemen atau
bidang-bidang fungsional) dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan-tujuan
organisasi. Ini untuk mencegah seseorang berbuat untuk kepentingannya sendiri.
™ Rentang manajemen atau rentang kendali, adalah
kemampuan manajer untuk melakukan koordinasi secara efektif yang sebagian besar
tergantung kepada jumlah bawahan yang melapor kepadanya.
Ø Pengorganisasian
Sebagai Fungsi Manajemen
Organisasi adalah wadah dari manajemen yang saling
mempengaruhi. Kalau organisasi baik tetapi manajemen tidak baik, maka
organisasi tidak dapat bergerak, demikan sebaliknya. Dalam rangka membentuk
organisasi yang baik perlu diketahui dan diperhatikan asas-asas terdapat dalam
organisasi, yaitu :
™ Asas kesatuan komando (unity of
commad)
Dalam
suatu organisasi ada suatu asas dimana tiap-tiap pegawai hanya mempunyai satu
pimpinan (pimpinan tunggal), dimaksudkan agar tugas-tugas yang diberikan dapat
dilaksanakan dengan dan karena hanya berasal dari pimpinannya.
™ Span of control
Dengan
span of control dimaksudkan untuk memberi batas kemampuan seorang pimpinan
untuk dapat mengatur dan mengawasi bawahannya. Kemampuan tiap-tiap pimpinan
berbeda satu sama lain, ada yang mampu hanya 5 pegawai, ada yang 10 pegawai
atau 15.
™ Pembagian kerja secara homogen
Bermacam
tugas dalam organisasi harus dibagi-bagi sedemikain rupa dan ditugaskan pada
orang-orang tertentu, tetapi tetap merupakan satu kesatuan yang homogen dan
tidak berjalan sendiri-sendiri.
™ Delagasi wewenang yang diikuti
dengan tanggung jawab.
Untuk berhasilnya suatu organisasi tergantung pada
sejauh mana seorang pimpinan mendelegasikan wewenang, yang tentunya disertai
dengan delegasi tanggung jawab. Delegasi diberikan karena pimpinan sudah
memberikan kepercayaan penuh kepada yang didelegasikan.
Sumber
Ö Julitriarsa D, MANAJEMEN UMUM : Sebuah Pengantar, BPFE:
Yogyakarta. 1988
Ö http://repository.usu.ac.id/bitstream/123456789/30982/4/Chapter%20II.pdf diakses pada tanggal 31 Oktober 2013 jam
18.30
Ö http://data.bmkg.go.id/share/Dokumen/modul%208-11.pdfdiakses pada tanggal 31 Oktober
2013 jam 18.35
B. Actuating
Manajemen
Ø Definisi
Actuating
Penggerakan ( actuating ) adalah
menggerakan orang-orang untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan secara
efektif dan efisien. Lebih lanjut dikemukakan oleh Prof. Dr. H. Arifin
Abdulrachman, bahwa penggerakan merupakan kegiatan manajemen untuk membuat
orang-orang lain suka dan dapat bekerja.kemampuan atau seni untuk menggerakkan
orang lain disebut sebagai kepemimpinan (
leadership).
Ø Pentingnya
Actuating
Hal yang penting untuk
diperhatikan dalam pelaksanan (actuating) ini adalah bahwa seorang karyawan
akan termotivasi untuk mengerjakan sesuatu jika :
™ Merasa yakin akan mampu mengerjakan,
™ Yakin bahwa pekerjaan tersebut memberikan manfaat
bagi dirinya,
™ Tidak sedang dibebani oleh problem pribadi atau tugas
lain yang lebih penting,atau mendesak,
™ Tugas tersebut merupakan kepercayaan bagi yang
bersangkutan dan
™ Hubungan antar teman dalam organisasi tersebut
harmonis.
Ø Prinsip Actuating
Pengarahan merupakan
aspek hubungan antar manusiawi dalam kepemimpinan yang mengikat para bawahan
untuk bersedia mengerti dan menyumbangkan tenaga kerja efektif serta efesien
untuk mencapai tujuan.
Dalam manajemen,
pengarahan ini bersifat sangat kompleks karena disamping menyangkut manusia,
juga menyangkut berbagai tingkah laku dari manusia-manusia itu sendiri. Manusia
dengan berbagai tingkah laku yang berbeda-beda, memiliki pandangan serta pola
hidup yang berbeda pula. Oleh karena itu, pengarahan yang dilakukan oleh
pimpinan harus berpegang pada beberapa prinsip, yaitu:
™
Prinsip mengarah
pada tujuan
Tujuan pokok dari
pengarahan nampak pada prinsip yang menyatakan bahwa makin efektifnya proses
pengarahan, akan semakin besar sumbangan bawahan terhadap usaha mencapai
tujuan. Pengarahan tidak dapat berdiri sendiri,artinya dalam melaksanakan
fungsi pengarahan perlu mendapatkan dukungan/bantuan dari factor-faktor lain
seperti :perencanaan, struktur organisasi, tenaga kerja yang cukup, pengawasan
yang efektif dan kemampuan untuk meningkatkan pengetahuan serta kemampuan
bawahan.
™
Prinsip
keharmonisan dengan tujuan
Orang-orang bekerja
untuk dapat memenuhi kebutuhannya yang mungkn tidak mungkin sama dengan tujuan
perusahaan. Mereka mengkehendaki demikian dengan harapan tidak terjadi
penyimpangan yang terlalu besar dan kebutuhan mereka dapat dijadikan
sebagai pelengkap serta harmonis dengan kepentingan perusahaan.Semua ini
dipengaruhi oleh motivasi masing-masing individu. Motivasi yang baik akan
mendorong orang-orang untuk memenuhi kebutuhannya dengan cara yang wajar.
Sedang kebutuhan akan terpenuhi apabila mereka dapat bekerja dengan baik, dan
pada saat itulah mereka menyumbangkan kemampuannya untuk mencapai tujuan organisasi.
™
Prinsip kesatuan
komando
Prinsip
kesatuan komando ini sangat penting untuk menyatukan arah tujuan dan tangggung
jawab para bawahan. Bilamana para bawahan hanya memiliki satu jalur didalam
melaporkan segala kegiatannya. Dan hanya ditujukan kepada satu pimpinan saja,
maka pertentangan didalam pemberian instruksi dapat dikurangi, serta semakin
besar tanggung jawab mereka untuk memperoleh hasil maksimal.
Cara-cara pengarahan :
Pada umumnya, pimpinan
menginginkan pengarahan kepada bawahan dengan maksud agar mereka bersedia
bekerja dengan sebaik mungkin, dan diharapkan tidak menyimpang dari
prinsip-prinsip di muka. Adapun cara-ara pengarahan yang dilakukan dapat berupa:
a)
Orientasi
merupakan cara pengarahan dengan memberikan informasi yang perlu agar supaya
kegiatan dapat dilakukan dengan baik. Biasanya, orientasi ini diberikan kepada
pegawai baru dengan tujuan untuk mengadakan pengenalan dan memberikan pengerian
atas berbagai masalah yang dihadapinya. Pegawai lama yang pernah menjalani masa
orientasi tidak selalu ingat atau paham tentang masalah-masalah yang pernah
dihadapinya. Suatu ketika mereka bisa lupa, lalai, atau sebab-sebab lain yang
membuat mereka kurang mengerti lagi. Dengan demikian orientasi ini perlu
diberikan kepada pegawai-pegawai lama agar mereka tetap memahami akan
perananya. Informasi yang diberikan dalam orientasi dapat berupa diantara lain,
:
1)
Tugas itu
sendiri
2)
Tugas lain yang
ada hubungannya
3)
Ruang lingkup
tugas
4)
Tujuan dari
tugas
5)
Delegasi
wewenang
6)
Cara melaporkan
dan cara mengukur prestasi kerja
7)
Hubungan antara
masing-masing tenaga kerja, Dst.
b)
Perintah
merupakan permintaan dari pimpinan kepada orang-orang yang berada dibawahnya
untuk melakukan atau mengulang suatu kegiatan tertentu pada keadaan tertentu.
Jadi, perintah itu berasal dari atasan, dan ditujukan kepada para bawahan
atau dapat dikatakan bahwa arus perintah ini mengalir dari atas ke bawah.
Perintah tidak dapat diberikan kepada orang lain yang memiliki kedudukan
sejajar atau orang lain yang berada di bagian lain. Adapun perintah yang dapat
berupa :
™ Perintah umum dan khusus
Penggunaan
perintah ini sangat bergantung pada preferensi manajer, kemampuan untuk
meramalkan keadaan serta tanggapan yang diberikan oleh bawahan. Perintah umum
memiliki sifat yang luas, serta perintah khusus bersifat lebih mendetail.
™ Perintah lisan dan tertulis
Kemampuan
bawahan untuk menerima perintah sangata mempengaruhi apakan perintah harus
diberikan secara tertulis atau lisan saja. Perintah tertulis memberikan
kemungkinan waktu yang lebih lama untuk memahaminya, sehingga dapat menghindari
adanya salah tafsir. Sebaliknya, perintah lisan akan lebih cepat diberikan
walaupun mengandung resiko lebih besar. Biasanya perintah lisan ini hanya
diberikan untuk tugas-tugas yang relatif mudah.
™ Perintah formal dan informal
Perintah
formal merupakan perintah yang diberikan kepada bawahan sesuai dengan
tugas/aktivitas yang telah ditetapkan dalam organisasi. Sedangkan perintah
informal lebih banyak mengandung saran atau dapat pula berupa bujukan dan
ajakan.
Sumber
Ö
Julitriarsa
D, MANAJEMEN UMUM : Sebuah Pengantar,
BPFE: Yogyakarta. 1988
Ö
Prof.
Dr. H. Arifin Abdulrachman, Kerangka
Pokok-Pokok Manajemen Umum, Ichtiar Baru, Jakarta, Edisi kedua, 1973
Ö yudhaboender.files.wordpress.com/.../actuating-manajamen...
diakses pada tanggal 31 Oktober 2013 jam 18.45
Ö http://data.bmkg.go.id/share/Dokumen/modul%208-11.pdf diakses pada tanggal 31Oktober 2013 jam 18.50
C.
Mengendalikan Fungsi Manajemen
Ø Definisi Mengendalikan ( controlling )
Controlling adalah
tindakan atau proses kegiatan untuk mengetahui hasil pelaksanaan, kegagalan,
untuk kemudian dilakukan perbaikan dan mencegah terulangnya kembali
kesalahan-kesalahan itu, begitu pula menjaga agar pelaksanaan tidak berbeda
dengan rencana yang telah ditetapkan. Disebutkan oleh H. Koontz dan C.O’Donnell
bahwa antara perencanaan dan pengawasan ini ibaratnya seperti kedua sisi dari
mata uang yang sama ( planning and
controlling are the two sides of the same coin ).
Ø Langkah-Langkah Dalam Control
Langkah-langkah penting pada kontrol :
™ Mengindetifikasi tujuan dan strategi
™ Penyusunan program
™ Penyusunan anggaran
™ Kegiatan dan pengumpulanrealisasi prestasi
™ Pengukuran prestasi
™ Analisis dan pelaporan
™ Tindakan koreksi
™ Tindakan lanjutan
Ø Tipe-Tipe Control
™ (Awal) Preliminary, Kadang-kadang disebut
kendali feedforward, Hal ini harus dipenuhi sebelum suatu perkerjaan
dimulai. Kendali ini menyakinkan bahwa arah yang tepat telah disusun
dengan sumber-sumber yang tepat tersedia untuk memenuhinya.
™ (Saat ini) Concurrent, Berfokus pada apa yang sedang
terjadi selama proses. Kadang-kadang disebut Kendali steering, kendali ini
memantau operasi dan aktivitas yang sedang berjalan untuk menjamin sesuatunya
telah sedang dikerjakan dengan tepat.
™ (Akhir) Post-action, Kadang-kadang disebut
kendali feedback , Kendali ini mengambil tempat setelah suatu
tindakan dilengkapi. Kendali akhir berfokus pada hasil akhir, kebalikan dari
input dan aktivitas.
Ø Control Proses Manajemen
™ Pemograman adalah proses memilih program spesifik
untuk kegiatan-kegiatan organisasi. Program menunjukan kegiatan-kegiatan yang
akan dilakukan oleh organisasi dalam rangka pelaksanaan.
™ Penganggaran,dan umumnya dalam proses penganggaran,
anggaran ummumnya disusun dengan menggabungkan anggaran-anggaran divisi
dan departeman, yang merupakan tanggung jawab manajer divisi atau departeman.
™ Operasi dan pengukuran prestasi, data yang
dikelompokan menurut program digunakan sebagai dasar untuk pemograman yang akan
datang, sedangkan data yang dikelompokan menurut pusat pertanggungjawaban
digunakan untuk mengukur kinerja atau menejer pusat bertanggung jawab.
™ Pelaporan dan analisis, laporan juga digunakan
sebagai bagian dari pengendalian. Beberapa diantaranya diturunkan dari analisis
yang mengembangkan rencana dan membandingkan kinerja aktual; dengan kinerja
yang direncanakan.
Sumber
Ö Julitriarsa D, MANAJEMEN UMUM : Sebuah Pengantar, BPFE:
Yogyakarta. 1988
Ö Harold Koontz & Cyril
O’Donnell, Management, Mc. Graw Hill,
Seventh Editions, London, 1980
Ö http://file.upi.edu/Direktori/FPEB/PRODI.AKUNTANSI/195407061987031-KARLI_SOEDIJATNO/Akmen/Chapter_9/SISTEM_PENGENDALIAN_MANAJEMEN_YANG_DAH_DIEDIT.pdfdiakses pada tanggal 31 Oktober 2013 jam 21.00
Ö https://www.google.com/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=6&cad=rja&ved=0CGAQFjAF&url=http%3A%2F%2Fblog.stikom.edu%2Ftonys%2Ffiles%2F2012%2F12%2F11-GM
contolling.ppt&ei=Nr5rUqCCD4LIrQeI-IGICQ&usg=AFQjCNFLTUDP1PG9cVtXAINhZBte4Xl7Bg&sig2=Gz6fIo1PItJL6a4zj2HJww&bvm=bv.55123115,d.bmk diakses pada tanggal 31 Oktober 2013 jam
21.10
