pengorganisasian

A.   Pengorganisasian Struktur Manajemen

Ø Definisi Pengorganisasian

Pengorganisasian adalah suatu usaha yang ditempuh, agar sekelompok manusia yang bekerja sama dalam mencapai tujuan bersama, dapat berjalan atau berhasil dengan baik sesuai tujuan semula.

Ada beberapa pengertian organisasi menurut beberapa ahli:

™ James D. Money

Organisasi adalah “ bentuk dari perserikatan manusia untuk mencapai suatu tujuan bersama “.

™ Dokter Kimball

Organisasi adalah “ sebuah aktiva atau cara kerja ( mekanisme ) dari manajemen”. Tujuan mengadakan pengontrolan dan personalianya serta menentukan fungsi masing-masing tata kerjanya.

™ Ralph Currier Davis

Organisasi adalah “ kelompok orang-orang yang bekerja menuju ke tujuan bersama di bawah pimpinan.

™ Ermeat Dalk

Organisasi adalah “ proses perencanaan dalam sebuah badan usaha”. Sifat: menyusun, mengembangkan dan pemeliharaan struktur atau pola hubungan kerja.

™ John D. Millet

Organisasi adalah “ sebuah kerangka struktur, sebagai wahana dan wadah pelaksanaan pekerjaan banyak orang untuk mencapai suatu tujuan bersama”.

™ John Price Johnes

Organisasi adalah “ kelompok manusia bekerja yang dipersatukan di bawah suatu pimpinan dan dengan sarana yang serasi demi mencapai tujuan bersama”.

™ Dwight Waldo

Organisasi adalah “ struktur hubungan antar manusia berdasarkan wewenang dan kelanggengan dalam sebuah system administrasi”.

™ Edgar Segein

Organisasi adalah “ koordinasi yang rasional dari aktiva banyak orang dengan pembagian kerja, fungsi, wewenang dan tanggung jawab demi mencapai tujuan bersama”.

™ Harley Trecker

Organisasi adalah “ tindakan atau proses penghimpunan dari kelompok-kelompok yang ada hubungannya satu sama lain dalam sebuah wadah atau bagan”.

Ø  Definisi Struktur Organisasi

Ada 4 aspek utama penyusunan struktur organisasi yaitu departementalisasi, pembagian kerja, koordinasi, dan rentang manajemen.

™ Departementalisasi adalah pengelompokan dari berbagai aktifitas kerja suatu organisasi supaya berbagai aktifitas yang sama bisa digabungkan dalam satu unit kerja.

™ Pembagian kerja, adalah rincian tugas/pekerjaan yang harus dilakukan seseorang agar setiap orang yang terlibat dalam organisasi bertanggungjawab melaksanakan aktifitas yang menjadi beban tanggungjawabnya.

™ Aspek koordinasi yaitu proses pengintegrasian beberapa tujuan aktifitas pada satuan-satuan yang terpisah (departemen atau bidang-bidang fungsional) dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan-tujuan organisasi. Ini untuk mencegah seseorang berbuat untuk kepentingannya sendiri.

™ Rentang manajemen atau rentang kendali, adalah kemampuan manajer untuk melakukan koordinasi secara efektif yang sebagian besar tergantung kepada jumlah bawahan yang melapor kepadanya.

Ø  Pengorganisasian Sebagai Fungsi Manajemen

Organisasi adalah wadah dari manajemen yang saling mempengaruhi. Kalau organisasi baik tetapi manajemen tidak baik, maka organisasi tidak dapat bergerak, demikan sebaliknya. Dalam rangka membentuk organisasi yang baik perlu diketahui dan diperhatikan asas-asas terdapat dalam organisasi, yaitu :

™  Asas kesatuan komando (unity of commad)

Dalam suatu organisasi ada suatu asas dimana tiap-tiap pegawai hanya mempunyai satu pimpinan (pimpinan tunggal), dimaksudkan agar tugas-tugas yang diberikan dapat dilaksanakan dengan dan karena hanya berasal dari pimpinannya.

™  Span of control

Dengan span of control dimaksudkan untuk memberi batas kemampuan seorang pimpinan untuk dapat mengatur dan mengawasi bawahannya. Kemampuan tiap-tiap pimpinan berbeda satu sama lain, ada yang mampu hanya 5 pegawai, ada yang 10 pegawai atau 15.

™  Pembagian kerja secara homogen

Bermacam tugas dalam organisasi harus dibagi-bagi sedemikain rupa dan ditugaskan pada orang-orang tertentu, tetapi tetap merupakan satu kesatuan yang homogen dan tidak berjalan sendiri-sendiri.

™  Delagasi wewenang yang diikuti dengan tanggung jawab.

Untuk berhasilnya suatu organisasi tergantung pada sejauh mana seorang pimpinan mendelegasikan wewenang, yang tentunya disertai dengan delegasi tanggung jawab. Delegasi diberikan karena pimpinan sudah memberikan kepercayaan penuh kepada yang didelegasikan.

Sumber

Ö Julitriarsa D, MANAJEMEN UMUM : Sebuah Pengantar, BPFE: Yogyakarta. 1988

Ö http://repository.usu.ac.id/bitstream/123456789/30982/4/Chapter%20II.pdf diakses pada tanggal 31 Oktober 2013 jam 18.30

Ö http://data.bmkg.go.id/share/Dokumen/modul%208-11.pdfdiakses pada tanggal 31 Oktober 2013 jam 18.35

B.     Actuating Manajemen

Ø  Definisi Actuating

Penggerakan ( actuating ) adalah menggerakan orang-orang untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan secara efektif dan efisien. Lebih lanjut dikemukakan oleh Prof. Dr. H. Arifin Abdulrachman, bahwa penggerakan merupakan kegiatan manajemen untuk membuat orang-orang lain suka dan dapat bekerja.kemampuan atau seni untuk menggerakkan orang lain disebut sebagai kepemimpinan ( leadership).

Ø Pentingnya Actuating

Hal yang penting untuk diperhatikan dalam pelaksanan (actuating) ini adalah bahwa seorang karyawan akan termotivasi untuk mengerjakan sesuatu jika :

™ Merasa yakin akan mampu mengerjakan,

™ Yakin bahwa pekerjaan tersebut memberikan manfaat bagi dirinya,

™ Tidak sedang dibebani oleh problem pribadi atau tugas lain yang lebih penting,atau mendesak,

™ Tugas tersebut merupakan kepercayaan bagi yang bersangkutan dan

™ Hubungan antar teman dalam organisasi tersebut harmonis.

Ø Prinsip Actuating

Pengarahan merupakan aspek hubungan antar manusiawi dalam kepemimpinan yang mengikat para bawahan untuk bersedia mengerti dan menyumbangkan tenaga kerja efektif serta efesien untuk mencapai tujuan.

Dalam manajemen, pengarahan ini bersifat sangat kompleks karena disamping menyangkut manusia, juga menyangkut berbagai tingkah laku dari manusia-manusia itu sendiri. Manusia dengan berbagai tingkah laku yang berbeda-beda, memiliki pandangan serta pola hidup yang berbeda pula. Oleh karena itu, pengarahan yang dilakukan oleh pimpinan harus berpegang pada beberapa prinsip, yaitu:

™   Prinsip mengarah pada tujuan

Tujuan pokok dari pengarahan nampak pada prinsip yang menyatakan bahwa makin efektifnya proses pengarahan, akan semakin besar sumbangan bawahan terhadap usaha mencapai tujuan. Pengarahan tidak dapat berdiri sendiri,artinya dalam melaksanakan fungsi pengarahan perlu mendapatkan dukungan/bantuan dari factor-faktor lain seperti :perencanaan, struktur organisasi, tenaga kerja yang cukup, pengawasan yang efektif dan kemampuan untuk meningkatkan pengetahuan serta kemampuan bawahan.

™   Prinsip keharmonisan dengan tujuan

Orang-orang bekerja untuk dapat memenuhi kebutuhannya yang mungkn tidak mungkin sama dengan tujuan perusahaan. Mereka mengkehendaki demikian dengan harapan tidak terjadi penyimpangan yang  terlalu besar dan kebutuhan mereka dapat dijadikan sebagai pelengkap serta harmonis dengan kepentingan perusahaan.Semua ini dipengaruhi oleh motivasi masing-masing individu. Motivasi yang  baik akan mendorong orang-orang untuk memenuhi kebutuhannya dengan cara yang wajar. Sedang kebutuhan akan terpenuhi apabila mereka dapat bekerja dengan baik, dan pada saat itulah mereka menyumbangkan kemampuannya untuk mencapai tujuan organisasi.

™   Prinsip kesatuan komando

Prinsip kesatuan komando ini sangat penting untuk menyatukan arah tujuan dan tangggung jawab para bawahan. Bilamana para bawahan hanya memiliki satu jalur didalam melaporkan segala kegiatannya. Dan hanya ditujukan kepada satu pimpinan saja, maka pertentangan didalam pemberian instruksi dapat dikurangi, serta semakin besar tanggung jawab mereka untuk memperoleh hasil maksimal.

Cara-cara pengarahan :

Pada umumnya, pimpinan menginginkan pengarahan kepada bawahan dengan maksud agar mereka bersedia bekerja dengan sebaik mungkin, dan diharapkan tidak menyimpang dari prinsip-prinsip di muka. Adapun cara-ara pengarahan yang dilakukan dapat berupa:

a)      Orientasi merupakan cara pengarahan dengan memberikan informasi yang perlu agar supaya kegiatan dapat dilakukan dengan baik. Biasanya, orientasi ini diberikan kepada pegawai baru dengan tujuan untuk mengadakan pengenalan dan memberikan pengerian atas berbagai masalah yang dihadapinya. Pegawai lama yang pernah menjalani masa orientasi tidak selalu ingat atau paham tentang masalah-masalah yang pernah dihadapinya. Suatu ketika mereka bisa lupa, lalai, atau sebab-sebab lain yang membuat mereka kurang mengerti lagi. Dengan demikian orientasi ini perlu diberikan kepada pegawai-pegawai lama agar mereka tetap memahami akan perananya. Informasi yang diberikan dalam orientasi dapat berupa diantara lain, :

1)      Tugas itu sendiri

2)      Tugas lain yang ada hubungannya

3)      Ruang lingkup tugas

4)      Tujuan dari tugas

5)      Delegasi wewenang

6)      Cara melaporkan dan cara mengukur prestasi kerja

7)      Hubungan antara masing-masing tenaga kerja, Dst.

b)      Perintah merupakan permintaan dari pimpinan kepada orang-orang yang berada dibawahnya untuk melakukan atau mengulang suatu kegiatan tertentu pada keadaan tertentu. Jadi, perintah itu berasal  dari atasan, dan ditujukan kepada para bawahan atau dapat dikatakan bahwa arus perintah ini mengalir dari atas ke bawah. Perintah tidak dapat diberikan kepada orang lain  yang memiliki kedudukan sejajar atau orang lain yang berada di bagian lain. Adapun perintah yang dapat berupa :

™ Perintah umum dan khusus

Penggunaan perintah ini sangat bergantung pada preferensi manajer, kemampuan untuk meramalkan keadaan serta tanggapan yang diberikan oleh bawahan. Perintah umum memiliki sifat yang luas, serta perintah khusus bersifat lebih mendetail.

™ Perintah lisan dan tertulis

Kemampuan bawahan untuk menerima perintah sangata mempengaruhi apakan perintah harus diberikan secara tertulis atau lisan saja. Perintah tertulis memberikan kemungkinan waktu yang lebih lama untuk memahaminya, sehingga dapat menghindari adanya salah tafsir. Sebaliknya, perintah lisan akan lebih cepat diberikan walaupun mengandung resiko lebih besar. Biasanya perintah lisan ini hanya diberikan untuk tugas-tugas yang relatif mudah.

™ Perintah formal dan informal

Perintah formal merupakan perintah yang diberikan kepada bawahan sesuai dengan tugas/aktivitas yang telah ditetapkan dalam organisasi. Sedangkan perintah informal lebih banyak mengandung saran atau dapat pula berupa bujukan dan ajakan.

Sumber

Ö Julitriarsa D, MANAJEMEN UMUM : Sebuah Pengantar, BPFE: Yogyakarta. 1988

Ö Prof. Dr. H. Arifin Abdulrachman, Kerangka Pokok-Pokok Manajemen Umum, Ichtiar Baru, Jakarta, Edisi kedua, 1973

Ö yudhaboender.files.wordpress.com/.../actuating-manajamen... diakses pada tanggal 31 Oktober 2013 jam 18.45

Ö http://data.bmkg.go.id/share/Dokumen/modul%208-11.pdf diakses pada tanggal 31Oktober 2013 jam 18.50

C.   Mengendalikan Fungsi Manajemen

Ø Definisi Mengendalikan ( controlling )

Controlling adalah tindakan atau proses kegiatan untuk mengetahui hasil pelaksanaan, kegagalan, untuk kemudian dilakukan perbaikan dan mencegah terulangnya kembali kesalahan-kesalahan itu, begitu pula menjaga agar pelaksanaan tidak berbeda dengan rencana yang telah ditetapkan. Disebutkan oleh H. Koontz dan C.O’Donnell bahwa antara perencanaan dan pengawasan ini ibaratnya seperti kedua sisi dari mata uang yang sama ( planning and controlling are the two sides of the same coin ).

Ø  Langkah-Langkah Dalam Control

Langkah-langkah penting pada kontrol :

™  Mengindetifikasi tujuan dan strategi

™  Penyusunan program

™  Penyusunan anggaran

™  Kegiatan dan pengumpulanrealisasi prestasi

™  Pengukuran prestasi

™  Analisis dan pelaporan

™  Tindakan koreksi

™  Tindakan lanjutan

Ø  Tipe-Tipe Control

™  (Awal) Preliminary, Kadang-kadang disebut kendali feedforward, Hal ini harus dipenuhi sebelum suatu perkerjaan dimulai. Kendali ini menyakinkan bahwa arah yang tepat telah disusun dengan sumber-sumber yang tepat tersedia untuk memenuhinya.

™  (Saat ini) Concurrent, Berfokus pada apa yang sedang terjadi selama proses. Kadang-kadang disebut Kendali steering, kendali ini memantau operasi dan aktivitas yang sedang berjalan untuk menjamin sesuatunya telah sedang dikerjakan dengan tepat.

™  (Akhir) Post-action, Kadang-kadang disebut kendali feedback , Kendali ini mengambil tempat setelah suatu tindakan dilengkapi. Kendali akhir berfokus pada hasil akhir, kebalikan dari input dan aktivitas.

Ø  Control Proses Manajemen

™ Pemograman adalah proses memilih program spesifik untuk kegiatan-kegiatan organisasi. Program menunjukan kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan oleh organisasi dalam rangka pelaksanaan.

™ Penganggaran,dan umumnya dalam proses penganggaran, anggaran ummumnya disusun dengan menggabungkan anggaran-anggaran  divisi dan departeman, yang merupakan tanggung jawab manajer divisi atau departeman.

™ Operasi dan pengukuran prestasi, data  yang dikelompokan menurut program digunakan sebagai dasar untuk pemograman yang akan datang, sedangkan data yang dikelompokan menurut pusat pertanggungjawaban digunakan untuk mengukur kinerja atau menejer pusat bertanggung jawab.

™ Pelaporan dan analisis, laporan juga digunakan sebagai bagian dari pengendalian. Beberapa diantaranya diturunkan dari analisis yang mengembangkan rencana dan membandingkan kinerja aktual; dengan kinerja yang direncanakan.

Sumber

Ö  Julitriarsa D, MANAJEMEN UMUM : Sebuah Pengantar, BPFE: Yogyakarta. 1988

Ö  Harold Koontz & Cyril O’Donnell, Management, Mc. Graw Hill, Seventh Editions, London, 1980

Ö  http://file.upi.edu/Direktori/FPEB/PRODI.AKUNTANSI/195407061987031-KARLI_SOEDIJATNO/Akmen/Chapter_9/SISTEM_PENGENDALIAN_MANAJEMEN_YANG_DAH_DIEDIT.pdfdiakses pada tanggal 31 Oktober 2013 jam 21.00

Ö  https://www.google.com/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=6&cad=rja&ved=0CGAQFjAF&url=http%3A%2F%2Fblog.stikom.edu%2Ftonys%2Ffiles%2F2012%2F12%2F11-GM contolling.ppt&ei=Nr5rUqCCD4LIrQeI-IGICQ&usg=AFQjCNFLTUDP1PG9cVtXAINhZBte4Xl7Bg&sig2=Gz6fIo1PItJL6a4zj2HJww&bvm=bv.55123115,d.bmk diakses pada tanggal 31 Oktober 2013 jam 21.10