KOMUNIKASI
DALAM MANAJEMEN
A.
DEFINISI KOMUNIKASI
Kata atau istilah komunikasi ( dari
bahasa inggris “communication” ), secara epistemologis atau menurut asal
katanya adalah dari bahasa latin communicatus, dan perkataan ini bersumber pada
kata communis. Kata communis memiliki makna “berbagi” atau “menjadi milik
bersama” yaitu usaha yang memiliki tujuan untuk kebersamaan atau kesamaan
makna. Komunikasi secara terminilogis merujuk pada adanya proses penyampaian
suatu pernyataan oleh seseorang kepada orang lain. Jadi, yang terlibat dalam
komunikasi ini adalah manusia.
Proses dimana orang yang bekerja
dalam organisasi saling mentransmisikan informasi dan menginterpretasikan
artinya. Yang penting komunikasi dalam organisasi diperolehnya komunikasi yang
efisien dan efektif. Komunikasi yang efektif terjadi bila artian yang
dimaksudkan oleh pengirim berita dan artian yang ditangkap oleh penerima berita
itu sama dan satu. Sedangkan komunikasi yang efisien terjadi bila biaya minimum
berdasarkan sumber daya yang dimanfaatkan. Komunikasi adalah suatu proses
dimana seseorang atau beberapa orang, kelompok, organisasi, dan masyarakat
menciptakan dan menggunakan informasi agar terhubung dengan lingkungan dan
orang lain. Komunikasi menurut para ahli:
1. Himstreet & Baty
Komunikasi
adalah suatu proses penukaran informasi antar individu melalui suatu sistem
yang biasa (lazim), baik dengan simbol-simbol, sinyal-sinyal, maupun perilaku
atau tindakan.
2. The
Odorson & The Dorson
Komunikasi
adalah penyebaran informasi, ide-ide sebgai sikap atau emosi dari seseorang
kepada orang lain terutama melalui simbol-simbol.
3.Charles
H. Cooley
Komunikasi
berarti suatu mekanisme hubungan antar manusia dilakukan dengan mengartikan
simbol secara lisan dan membacanya melalui ruang dan menyimpan dalam waktu.
B. PROSES
KOMUNIKASI
1 Komunikasi
Internal
Proses
komunikasi di antara para pengurus dan anggota dalam ruang lingkup suatu
organisasi, dalam struktur lengkap yang khas disertai pertukaran gagasan secara
horisontal dan vertikal, sehingga kerja organisasi dapat berjalan. Komunikasi
internal terdiri atas empat bagian, yaitu :
1.
Downward Communication (komunikasi dari
atas ke bawah) :
Komunikasi yang
berlangsung ketika orang-orang yang berada pada tataran manajer atau supervisor
mengirimkan pesan kepada bawahannya.
Fungsi
komunikasi dari atas ke bawah antara lain :
a. Pemberian
atau penyimpanan instruksi kerja.
b. Penjelasan
dari pimpinan tentang mengapa suatu tugas perlu
untuk dilaksanakan.
c. Penyampaian
informasi mengenai peraturan-peraturan yang berlaku.
d. Pemberian
motivasi kepada karyawan untuk bekerja lebih baik.
Metode
komunikasi dari atas ke bawah antara lain :
a. Metode
tulisan.
b. Metode
lisan.
c. Metode
tulisan diikuti lisan.
d. Metode
lisan diikuti tulisan.
2. Upward
Communication (komunikasi dari bawah ke atas) :
Komunikasi yang
terjadi ketika bawahan mengirim pesan kepada atasannya.
Fungsi
komunikasi dari bawah ke atas antara lain :
a. Penyampaian
informai tentang pekerjaan ataupun tugas yang sudah dilaksanakan.
b. Penyampaian
informasi tentang persoalan-persoalan pekerjaan ataupun tugas yang tidak dapat
diselesaikan oleh bawahan.
c. Penyampaian
saran-saran perbaikan dari bawahan.
d. Penyampaian
keluhan dari bawahan tentang dirinya sendiri maupun pekerjaannya.
Komunikasi ke
atas menjadi terlalu rumit dan menyita waktu dan mungkin hanya segelintir kecil
manajer organisasi yang mengetahui bagaimana cara memperoleh informasi dari
bawah. Alasan mengapa komunikasi ke atas terlihat sulit dan rumit :
a. Kecenderungan
bagi pegawai untuk menyembunyikan pikiran mereka.
b. Perasaan
bahwa atasan mereka tidak tertarik kepada masalah yang dialami pegawai.
c. Kurangnya
penghargaan bagi komunikasi ke atas yang dilakukan pegawai.
d. Perasaan
bahwa atasan tidak dapat dihubungi dan tidak tanggap pada apa
yang disampaikan pegawai.
3. Horizontal
Communication (komunikasi sesama) :
Komunikasi yang
berlangsung di antara para karyawan ataupun bagian yang memiliki kedudukan yang
setara.
Fungsi
komunikasi sesama antara lain :
a. Memperbaiki
koordinasi tugas.
b. Upaya
pemecahan masalah.
c. Saling
berbagi informasi.
d. Upaya
pemecahan konflik.
e. Membina
hubungan dan mempererat kekeluargaan melalui kegiatan bersama.
4. Interline
Communication (komunikasi lintas saluran) :
Komunikasi untuk
berbagi informasi melewati batas-batas fungsional. Spesialis staf biasanya
paling aktif dalam komunikasi lintas-saluran ini karena biasanya tanggung
jawabmereka berhubungan dengan jabatan fungsional. Kondisi yang harus dipenuhi
dalam komunikasi lintas-saluran :
a. Setiap pegawai
yang ingin berkomunikasi melintas saluran harus meminta izin terlebih dahulu
dari atasannya langsung.
b. Setiap pegawai
yang terlibat dalam komunikasi lintas-saluran harus memberitahukan hasil
komunikasinya kepada atasannya.
Komunikasi
Eksternal
Proses
komunikasi di antara para pengurus dan anggota suatu organisasi dengan orang
atau masyarakat umum.
1. Komunikasi
dari organisasi kepada masyarakat.
Contohnya :
konferensi pers, iklan, brosur
2. Komunikasi
dari masyarakat kepada organisasi.
Contohnya :
menerima saran kritik, hotline customer service 24 jam
C.
HAMBATAN DALAM KOMUNIKASI
1. Hambatan dari
Proses Komunikasi adalah:
a. Hambatan dari pengirim
pesan, misalnya pesan yang akan disampaikan belum jelas bagi dirinya atau
pengirim pesan, hal ini dipengaruhi oleh perasaan atau situasi emosional.
b. Hambatan dalam
penyandian/simbol. Hal ini dapat terjadi karena bahasa yang dipergunakan
tidak jelas sehingga mempunyai arti lebih dari satu, simbol yang dipergunakan
antara si pengirim dan penerima tidak sama atau bahasa yang dipergunakan
terlalu sulit.
c. Hambatan media, adalah hambatan
yang terjadi dalam penggunaan media komunikasi, misalnya gangguan suara radio
dan aliran listrik sehingga tidak dapat mendengarkan pesan.
d. Hambatan dalam bahasa sandi.
Hambatan terjadi dalam menafsirkan sandi oleh si penerima
e. Hambatan dari penerima pesan,
misalnya kurangnya perhatian pada saat menerima /mendengarkan pesan, sikap
prasangka tanggapan yang keliru dan tidak mencari informasi lebih lanjut.
f. Hambatan dalam memberikan
balikan. Balikan yang diberikan tidak menggambarkan apa adanya akan tetapi
memberikan interpretative, Hambatan tidak tepat waktu atau tidak
jelas dan sebagainya.
2. Hambatan Fisik
Hambatan fisik
dapat mengganggu komunikasi yang efektif, cuaca gangguan alat komunikasi, dan
lain lain, misalnya: gangguan kesehatan (cacat tubuh misalnya orang yang tuna
wicara), gangguan alat komunikasi dan sebagainya.
3. Hambatan
Semantik
Faktor pemahaman
bahasa dan penggunaan istilah tertentu. Kata-kata yang dipergunakan
dalam komunikasi kadang-kadang mempunyai arti yang berbeda, tidak jelas
atau berbelit-belit antara pemberi pesan dan penerima pesan. Misalnya : adanya
perbedaan bahasa (bahasa daerah, nasional, maupun internasional).
4. Hambatan
Psikologis
Hambatan
psikologis dan sosial kadang-kadang mengganggu komunikasi, misalnya; perbedaan
nilai-nilai serta harapan yang berbeda antara pengirim dan penerima pesan,
sehingga menimbulkan emosi diatas pemikiran-pemikiran dari sipengirim maupun si
penerima pesan yang hendak disampaikan.
5. Hambatan
Manusiawi
Terjadi karena
adanya faktor, emosi dan prasangka pribadi, persepsi, kecakapan atau
ketidakcakapan, kemampuan atau ketidakmampuan alat-alat pancaindera seseorang,
dll
D. DEFINISI
KOMUNIKASI INTERPERSONAL EFEKTIF
Efektivitas
Komunikasi Interpersonal dimulai dengan lima kualitas umum yang dipertimbangkan
yaitu keterbukaan (openness), empati (empathy), sikap mendukung
(supportiveness), sikap positif (positiveness), dan kesetaraan (equality).
1.
Keterbukaan (Openness)
Kualitas keterbukaan mengacu pada sedikitnya tiga
aspek dari komunikasi interpersonal. Pertama, komunikator interpersonal yang
efektif harus terbuka kepada orang yang diajaknya berinteraksi. Ini tidaklah
berarti bahwa orang harus dengan segera membukakan semua riwayat
hidupnya.memang ini mungkin menarik, tapi biasanya tidak membantu komunikasi.
Sebaliknya, harus ada kesediaan untuk membuka diri mengungkapkan informasi yang
biasanya disembunyikan, asalkan pengungkapan diri ini patut.
2.
Empati (empathy)
Henry Backrack (1976) mendefinisikan empati sebagai
”kemampuan seseorang untuk ‘mengetahui’ apa yang sedang dialami orang lain pada
suatu saat tertentu, dari sudut pandang orang lain itu, melalui kacamata orang
lain itu.” Bersimpati, di pihak lain adalah merasakan bagi orang lain atau
merasa ikut bersedih. Sedangkan berempati adalah merasakan sesuatu seperti
orang yang mengalaminya, berada di kapal yang sama dan merasakan perasaan yang
sama dengan cara yang sama.
3.
Sikap mendukung (supportiveness)
Hubungan interpersonal yang efektif adalah hubungan
dimana terdapat sikap mendukung (supportiveness). Suatu konsep yang
perumusannya dilakukan berdasarkan karya Jack Gibb. Komunikasi yang terbuka dan
empatik tidak dapat berlangsung dalam suasana yang tidak mendukung. Kita
memperlihatkan sikap mendukung dengan bersikap (1) deskriptif, bukan evaluatif,
(2) spontan, bukan strategic, dan (3) provisional, bukan sangat yakin.
4.
Sikap positif (positiveness)
Kita mengkomunikasikan sikap positif dalam
komunikasi interpersonal dengan sedikitnya dua cara: (1) menyatakan sikap
positif dan (2) secara positif mendorong orang yang menjadi teman kita
berinteraksi. Sikap positif mengacu pada sedikitnya dua aspek dari komunikasi
interpersonal. Pertama, komunikasi interpersonal terbina jika seseorang
memiliki sikap positif terhadap diri mereka sendiri.
Kedua, perasaan positif untuk situasi komunikasi pada umumnya sangat penting untuk interaksi yang efektif. Tidak ada yang lebih menyenangkan daripada berkomunikasi dengan orang yang tidak menikmati interaksi atau tidak bereaksi secara menyenangkan terhadap situasi atau suasana interaksi.
Kedua, perasaan positif untuk situasi komunikasi pada umumnya sangat penting untuk interaksi yang efektif. Tidak ada yang lebih menyenangkan daripada berkomunikasi dengan orang yang tidak menikmati interaksi atau tidak bereaksi secara menyenangkan terhadap situasi atau suasana interaksi.
5.
Kesetaraan (Equality)
Dalam setiap situasi, barangkali terjadi
ketidaksetaraan. Salah seorang mungkin lebih pandai. Lebih kaya, lebih tampan
atau cantik, atau lebih atletis daripada yang lain. Tidak pernah ada dua orang
yang benar-benar setara dalam segala hal. Terlepas dari ketidaksetaraan ini,
komunikasi interpersonal akan lebih efektif bila suasananya setara. Artinya,,
harus ada pengakuan secara diam-diam bahwa kedua pihak sama-sama bernilai dan
berharga, dan bahwa masing-masing pihak mempunyai sesuatu yang penting untuk
disumbangkan. Dalam suatu hubungan interpersonal yang ditandai oleh kesetaraan,
E. KOMUNIKASI INTERPERSONAL
EFEKTIF DALAM ORGANISASI MENCANGKUP COMPONENTIAL & SITUATIONAL
Komunikasi
interpersonal diistilahkan sebagai komunikasi yang tetrjadi antara beberapa
individu (bukan banyak individu) yang saling kenal satu sama lainnya dalam
periode waktu tertentu. Degnan kata lain, seseorang akan memandang individu
lain sebagai seorang yang unik, tergantung dari kualitas hubungan interpersonal
dengan orang tersebut. Dengan demikian, ada fakta yang harus kita perhatikan,
bahwa dalam berkomunikasi perhatian kita justru lebih tertuju kepada figur orang
yang berkomunikasi dengan kita. Dari perbedaan latar belakang pendidikan, latar
belakang budaya, perbedaan kemampuan, perbedaan karakter dari tiap orang dan
faktor-faktor lainnya akan mempengaruhi tingkat keefektifan komunikasi.
Berkomunikasi
dengan orang lain baik secara tatap muka langsung maupun dalam kelompok, dengan
menggunakan berbagai media, yang disebut komunikasi interpersonal.
a.
Definisi berdasarkan komponen (componential)
Definisi
berdasarkan komponen menjelaskan komunikasi antar pribadi dengan mengamati
komponen-komponen utamanya dalam hal ini, peyampaian pesan oleh satu orang dan
penerimaan pesan oleh orang lain atau sekelompok kecil orang, dengan berbagai
dampaknya dan dengan peluang untuk memberikan umpan balik segera.
b.
Definisi berdasarkan hubungan diadik (dyadic)
Komunikasi
antar pribadi (interpersonal comunication) adalah komunikasi antara orang-orang
secara tatap muka, yang memungkinkan setiap para pesertanya menangkap reaksi
orang lain secara langsung, baik secara verbal maupun non verbal. Komunikasi
antar pribadi ini adalah komunikasi diadik yang melibatkan hanya dua orang,
seperti suami istri, dua sejawat, dua sahabat dekat, guru murid. Ciri-ciri
komunikasi diadik adalah pihak-pihak yang berkomunikasi berada dalam jarak yang
dekat, pihak-pihak yang berkomunikasi mengirim dan menerima pesan secara
spontan.
c.
Definisi berdasarkan pengembangan (developmental)
Komunikasi
antar pribadi dilihat sebagai akhir dari perkembangan dari komunikasi yang
bersifat tak pribadio atau interpersonal. Pada suatu ekstrim menjadi komunikasi
pribadi atau intim pada ekstrim yang lain. Perkembangan ini mengisyaratkan atau
mendefinisikan pengembangan komunikasi antar pribadi.
DAFTAR PUSTAKA
- Joseph A. Devito, Komunikasi
Antar Manusia .Jakarta; Profesional book, edisi 5,
Hal. 231
- Ruben Brent D dan Lea P
Stewart. (2006). Communication and Human Behavior. United States: Allyn and
Bacon
komunikasi dda
Tidak ada komentar:
Posting Komentar